參加展會需要開展哪些準備工作

做好展會的準備工作，讓展臺一鳴驚人，宣傳方式別出心裁，特別是展出的產(chǎn)品具有較高的科技含量或較大差異性，會為公司贏得很大的市場。

宣傳方式

一、技術講座。部分展會還同期舉辦技術講座和研討會，參展商也可以要求在期間興行一場或者多場講座。這是向各界來訪者推薦新產(chǎn)品和新服務的一種很好的形式，這些有備而來的參加者，不是普通聽眾，而是專業(yè)人士，這是您發(fā)展用戶的良好機會。通常，在交納規(guī)定的費用后，大會主辦者提供會議室和基本的會議設備。特殊的會議設備，您可以預先甚至臨時租用。

二、舉行活動。為吸引觀眾，參展商可以在展位內舉辦小型活動，如小型產(chǎn)品講座，技術講座，有獎活動，發(fā)送小紀念品，新穎的文藝演出?？傊?，應在有限的時間、場地和經(jīng)費預算內達到好的宣傳效果。這些活動所需要的設備，包括上述會議、技術講座所需要的設備，如聲像設備的大屏幕電視、電視墻、音響、舞臺燈光、電視、錄像機、VCD、DVD等。

三、場地宣傳。除會刊宣傳外，大會主辦者和展覽館還提供室內室外的場地廣告，包括條幅、橫幅、旗幟、氣球等。對展覽館場地熟悉、有經(jīng)驗的參展單位的展覽策劃者會早選擇租憑有利的位置。

四、廣告宣傳。廣告宣傳在整個展覽過程中扮演主要角色，參展商應在展覽會前在行業(yè)的專業(yè)雜志以及展覽會刊上刊登廣告及自己產(chǎn)品的特別報道。好提前將刊有自己產(chǎn)品彩頁的專業(yè)雜志寄給目前及潛在的顧客群，并附信提醒顧客，這些產(chǎn)品將于展會上展出，同時贈上展會人場券或貴賓卡，附注自己的攤位號，使客商感到十分榮幸來展會參觀

五、網(wǎng)頁宣傳。參展廠商亦可在參展前，制作自己的宣傳網(wǎng)頁在網(wǎng)上做宣傳并做鏈接，提高自己產(chǎn)品的知名度，并與自己的客戶在網(wǎng)上探討技術問題，相約在展覽期間的會談。

六、展位裝修。展位裝修一般專業(yè)的裝飾公司會為您設計得很合理，如果想要吸引參展觀眾，那么一定要在展位的布置上下點功夫，特別是標準展位不像特殊展位那樣顯眼，往往設計風格獨特的展位更吸引人，可以在色彩還有裝飾方面做一些調整。

七、宣傳資料。做好企業(yè)宣傳資料，對自身產(chǎn)品及企業(yè)進行包裝和宣傳。展會無論使用多少花招，一份介紹資料還是必不可少的，這始終是客戶了解企業(yè)的根本手段。但是很多企業(yè)對資料的重視卻還不夠。隨便在展會在逛逛，手中很快就能拿到各種企業(yè)的簡介及宣傳資料。如何在這些資料中脫穎而出，突出企業(yè)優(yōu)勢，打動客戶？便捷的方式是尋求專業(yè)的設計機構的幫助，比如藍蟻廣告設計團隊有多年為企業(yè)定制展會宣傳資料的經(jīng)驗，在此類設計團隊的專業(yè)建議下，企業(yè)配合整理出的企業(yè)資料，再由藍蟻廣告設計團隊精心包裝表現(xiàn)有效的視覺效

八、廣告語。一個客戶從展位前走過，目光停留在展位上的時間不過3秒，3秒中他能看到什么？2句以上的話基本都記不住，所以在廣告語的戰(zhàn)斗中，首先要把握一個字“精”。很多企業(yè)將密密麻麻的介紹貼在墻上，總認為這樣的效果也不錯。其實寫一句廣告語把客戶吸引過來就夠了，剩下的事情就是人對人的詳細解釋了。

參展流程

一、企業(yè)一旦決定參展，應該盡快與展會的主辦單位取得聯(lián)系，索取“參展商指南”，指南應該包括展覽會介紹資料、參展申請表格、參展費用、有關服務、展館展位圖、參展人員手冊等。企業(yè)認真填寫參展表格，并交納相關的費用。

二、展會的主辦單位收到企業(yè)的展位費后，發(fā)出確認函，對企業(yè)的參展予以確認，企業(yè)在接到主辦單位的展位確認函后，應該立即著手進行展位裝修和參展材料的準備。

三、展臺位置由主辦者全盤規(guī)劃，按照產(chǎn)品和服務的內容、行業(yè)、地區(qū)等因素安排展臺的位置，或者是以展位費的多少來區(qū)分位置的好壞。主辦者提供展位圖上標出了哪些位置可供選擇。一般越早將參展申請表格遞交給大會主辦者，越容易得到好位置。

四、參展前做好費用預算，參展費包括展位費、展位裝飾裝修費、展品運輸費、機票火車長途車費、市內交通費、食宿費、設備租賃費、廣告宣傳費、資料設計印刷費等。做參展經(jīng)費預算時，還要加上總費用的10%，作為不可預見的費用支出。

五、展臺的規(guī)格型號通常分標準展位、特殊展位、特裝修展位等。一般標準展位為3米*3米的標準展臺，大會主辦負責標準展臺的搭建并提供展示所需要的基本設施，包括三面展墻，二個固定在展墻上的射燈，一個展桌（長1米，寬50厘米，高80厘米），兩把椅子，地毯，200V5A三項電源插座一個，以及刻寫眉板文字即企業(yè)的名稱。如果展覽中需要大量用電、水、天然氣等，一定要在參展申請表格中加以說明強調。

六、展品資料運輸，大會主辦者會有參展細則里提供展品運輸?shù)奶嶝涁撠熑说男彰褪肇浀刂?，您可以按此將展品提前運往展覽所在地。另一便捷的方式是委托運輸代理，運輸代理提供門到展位到門的服務、

七、布展?，F(xiàn)場找到主辦單位領取通行證?？梢栽谡箷_始之前提前進行展會布展。

八、撤展。在大會后一天，觀眾清場后即可以開始撤展。產(chǎn)品可以自己運輸，也可以交給物流公司運輸。清潔服務大會免費提供參觀者通道和其他公共場地的清潔衛(wèi)生，但展位內的清潔通常由參展單位自行負責。

九、會后聯(lián)系。展會期間，參觀者只是對企業(yè)有了粗淺的認識，真正的生意往往會來自于會后。展覽會雖然結束，生意則剛剛開始。所以切記兩點：一、展會期間的用戶訪談記錄，這是企業(yè)的筆財富；二、會后資料的整理，用戶跟蹤聯(lián)系。

參展準備

一．人員（參展人員要求對公司的產(chǎn)品和技術有深入了解，自信，外向，有參展經(jīng)驗，身體健康）

二．著裝（展覽期間建議員工穿著正式服裝，一方面代表公司的形象，另一方面也是對參觀者的尊重。如果能配合展臺的搭建和公司顏色的統(tǒng)一著裝，則效果會不同凡響。）

三．食宿（如果對展覽城市不熟悉，您可以住宿在大會推薦的賓館，來往展館交通便利且價格適中）

四．物流（產(chǎn)品可自行運輸，如外包給第三方物流企業(yè)承運，請盡可能提前預約）

五．通行證。（參展人員報道時，大會主辦者會提供參展工作證。）

六．展覽資料（光盤、海報、產(chǎn)品單頁彩頁、價目表、名片、產(chǎn)品介紹、公司介紹、畫冊等，其使用量往往會超過您的預料，所以要做好充分的準備工作。根據(jù)藍蟻廣告的經(jīng)驗，比如畫冊預計要發(fā)1000多本，好印制2000本，這樣既避免了展會上出現(xiàn)畫冊會不夠發(fā)的現(xiàn)象，也因性印的數(shù)量多，單價也會比較低。況且一般企業(yè)的宣傳畫冊也不是性的，這次用不完下次展會可以繼續(xù)用。也許你會覺得要是不夠可以再加印1000冊，其實印兩次1000冊的價錢遠要比性印2000冊的價錢高得多。）

接待注意事項

一、不要坐著。展覽會期間坐在展位上，給人留下的印象是：你不想被人打擾。

二、不要看書。通常你只有二到三秒鐘的時間引起對方的注意。吸引他停下來，如果你在看報紙或雜志，是不會引起人注意的。

三、不要在展會上吃喝。那樣會顯得粗俗、邋遢和漠不關心，而且你吃東西時潛在顧客不會打擾你。

四、不要打電話。每多用一分鐘打電話，就會同潛在顧客少談一分鐘。

五、不要與其他展位的人交談。如果你不想讓參觀者在你的展位前停下來，他們自然會走開?？吹侥阍诤蛣e人說話，他們不會前來打擾你。盡量少和參展同伴或臨近展位的員工交談。你應該找潛在顧客談，而不是與你的朋友聊天。

六、不要以貌取人。展覽會上惟一要注重儀表的是參展單位的工作人員，顧客都會按自己的意愿盡量穿著隨便些，如牛仔褲、運動衫、便褲，什么樣的都有。不要因為顧客穿著隨意就低眼看人。

七、不要聚群。如果你與兩個或更多參展伙伴或其他非潛在顧客一起談論，那就是聚群。在參觀者眼中，走近一群陌生人總令人心里發(fā)虛。在你的展位上創(chuàng)造一個溫馨、開放、吸引人的氛圍。

八、要滿腔熱情。常言說得好，表現(xiàn)得熱情，就會變得熱情，反之亦然。如果你一副不耐煩的樣子，就容易討人嫌。熱情洋溢無堅不摧，十分有感染力。要熱情地宣傳自己的企業(yè)和產(chǎn)品。在參觀者看來，你就代表著你的企業(yè)。你的言行舉止和神情都會對參觀者認識你的企業(yè)產(chǎn)生極大的影響。

九、要善用潛在顧客的名字。人們都喜歡別人喊自己的名字。努力記住潛在顧客的名字，在談話中不時提到，會讓他感到自己很重要。大膽些，直接看著參觀者胸前的名牌，大聲念出他的名字來。遇到難讀的名字就問。如果是個極不尋常的名字，也許就是你同潛在顧客建立關系得手的敲門磚。

十、要指定專人接待媒體。媒體也許會到你的展位找新聞，一定要安排專人作為你的企業(yè)與媒體的聯(lián)系人，這樣就可對自己企業(yè)的宣傳始終保持一致口徑。如果每個參展的工作人員都可以與新聞界交談，那么你是在自找麻煩，因為無論你對員工的訓練如何有素，都不可能統(tǒng)一口徑。

十一、要佩戴好名牌。在展會上，你肯定不想讓參觀者叫不出你的名字。如果你將名牌戴在左胸，你就會犯這種錯誤。應把名牌戴在身體的右側靠近臉的地方，這樣與人握手時，你的名牌就會更靠近對方。